Access Teoría

 

PARTE 1

BASE DE DATOS: es un conjunto de datos que tienen una relación entre sí y que están almacenadas de cierta forma para poder ser usados. Recopila, guarda y organiza la información.

 DBMS: Sistema de administración de base de datos. Este gestor permite introducir, almacenar y recupera los datos Ejemplo Access.

Partes de una base datos de Access

1.      📌TABLAS: se parece a una hoja de Excel porque tiene filas y columnas. Se diferencia con la planilla de cálculo, por la manera en que se organizan los datos.

Access usa tablas, para que no haya REDUNDANCIAS (almacenamiento de los mismos datos varias veces en diferentes lugares, repetición). 

Por ejemplo, si se guarda información sobre empleados, cada empleado debe aparecer solo una vez en la tabla configurada para los datos de los empleados. Cada tabla representa un elemento que contiene a otros. La tabla Productos, tendrá datos sobre cada producto, etc.

Las tablas contienen CAMPOS o COLUMNAS, que almacenan datos como el código de cliente, nombre del cliente, dirección, etc.

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla (cliente), se lo llama REGISTRO o FILA. Así todos los campos de un cliente forman un REGISTRO, todos los datos de otro cliente forman otro REGISTRO.

CUANDO SE CREA UNA TABLA DESDE LA PESTAÑA CREAR, aparece:

La clave principal: es un campo clave. Define de manera única cada registro de una tabla. Es como un código o número de DNI, único que no se repite y permite establecer relaciones entre tablas.

 

  📌CONSULTAS:  proporciona información de varias tablas, de acuerdo a ciertas especificaciones que arma el que solicita la consulta. SE pueden mostrar en formularios e informes. Permiten recuperar datos de las tablas, modificarlos e incluso almacenar los resultados en tablas nuevas. Ej.: una consulta sobre todos los datos de los clientes que tengan el código postal 1708.

   📌FORMULARIOS: permite visualizar datos, introducir nuevos y modificarlos.

   📌  INFORMES: da un formato que permite imprimir la información.

    📌MACROS:  permite programar acciones en respuesta de un evento determinado.

    📌 MÓDULOS: permiten codificar usando Visual Basic.

PARTE 2

 BASES DE DATOS RELACIONALES 

En un entorno de base de datos como este, la información se fracciona en Tablas. Cada vez que se necesita trabajar con información, se las busca en todas las Tablas. Para poder hacerlo, se debe establecer relaciones entre tablas.

Las relaciones entre tablas, permiten vincularlas e ir de una tabla a otra para hacer consultas, formularios e informes.

CLAVE PRINCIPAL:  identifican un registro de una manera única. Los campos que forman la clave principal se llaman CAMPOS CLAVE y se identifican con el ícono de una llave dorada. Por ejemplo: un número de DNI, un número de Cuit, un código de identificación, etc.

RELACIONES E INTEGRIDAD REFERENCIAL

Las relaciones entre tablas, se crean cuando se vinculan la CLAVE PRINCIPAL  de una tabla con los campos que tienen la misma información, en la otra tabla. Se usa el mismo nombre y se la llama  CLAVE AJENA. 

EJEMPLO:

BD de una Universidad. Para realizar una actividad sencilla, supondremos que trabajamos con una sola calificación.

📌📌 Tenemos 4 tablas para almacenar la información:

📌Alumnos

📌Profesores

📌Asignaturas

📌Matrícula_Calificaciones

Mirá las tablas y fijate que hay dos claves en algunas de ellas. Las que están en color rojo, son claves principales, las que están color azul, son claves ajenas.

NORMALMENTE SE USA EL MISMO NOMBRE DE CAMPO EN LAS TABLAS QUE SE DESEA RELACIONAR (CLAVE PRINCIPAL , CLAVE AJENA).

                                                       TIPOS DE RELACIONES entre tablas

Existen 3 tipos :

EL NÚMERO  1  INDICA  LA CLAVE PRINCIPAL DE UNA TABLA

LA CLAVE AJENA, EXTERNA O EXTRANJERA, SE INDICA CON SÍMBOLO DE INFINITO.

RELACIONES UNO A UNO:  un registro de la tabla principal solo está relacionado con un registro de la tabla subordinada y viceversa. En este caso el 1 está en ambas. Las dos son claves principales. No es común porque la información suele estar en una misma tabla.

En este ejemplo un único registro de la tabla estudiantes se relaciona con un único registro de la tabla Padres.

RELACIONES UNA A VARIOS: por ejemplo una BD que tenga una tabla  Clientes y una tabla Pedidos. 

Un cliente puede hacer varios pedidos. 

Por cada cliente de la tabla Clientes, puede haber muchos pedidos en la Tabla Pedidos.

RELACIONES VARIOS A VARIOS: en una BD que tiene una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos.

Un solo producto puede aparecer en varios pedidos. 

AHORA, que sabemos que significan las relaciones entre tablas, las claves principales, las ajenas y sabemos lo que significa el 1 y el símbolo infinito, podemos analizar el cuadro de nuestro ejemplo de alumnos ,profesores y calificaciones.

En el ejemplo:

📌 La tabla Profesores se relaciona con la tabla Asignaturas mediante el campo DNI_P

📌 La tabla Alumnos se relaciona con la tabla Matricula_Calificaciones a través del campo 

        DNI_A

📌 La tabla Asignaturas se relaciona con la tabla Matricula_Calificaciones a través del campo 

          COD_Asig

📌  Las tablas Alumnos y Profesores, así como Profesores y Matricula_Calificaciones no 

         tienen relación entre sí en "forma directa".

Cuando establecemos una relación tendremos que establecer la INTEGRIDAD REFERENCIAL

La integridad referencial se utiliza para evitar registros huérfanos y para mantener las referencias entre las tablas relacionadas. 

Utilizando esta opción, se asegura de que ningún registro haga referencias a un registro de otra tabla inexistente. 

ACTUALIZAR EN CASCADA :Seleccioná esta opción para que Access actualice la clave principal de todos los campos relacionados cuando se realice un cambio en el registro principal.

 ELIMINAR EN CASCADA: Selecciona esta opción para que Access elimine todos los registros relacionados cuando se borra un registro principal (si eliminás un cliente, Access también borra todos los registros de los pedidos para ese cliente).

VALOR NULL EN UNA BASE DE DATOS RELACIONAL ES CUANDO EL VALOR DE UNA COLUMNA ES DESCONOCIDO O FALTA.